Modelo de currículo de Assistente Executivo(a)

• Nível júnior

  Profissional administrativa com dois anos de experiência em escritório e histórico crescente de apoio a lideranças sêniores. Gerenciou a agenda de um diretor com 25 reuniões semanais, reservou viagens e preparou prestações de contas sem erros. Fluente em Outlook, Excel e Zoom e reconhecida por manter a calma, a organização e a discrição quando as prioridades mudam rápido.

• Nível pleno

  Assistente executivo com seis anos apoiando um COO e uma diretoria de oito pessoas. Gerencia agendas complexas em três fusos horários, planeja encontros trimestrais para 40 pessoas e mantém dentro da meta um orçamento de viagens e eventos de R$ 450 mil. Tem a confiança para lidar com material confidencial e é conhecido por antecipar necessidades antes de serem pedidas.

• Nível sênior

  Assistente executiva com doze anos apoiando CEOs e conselhos em empresas em crescimento e de capital aberto. Atua como chefe de gabinete nas operações do dia a dia, coordena reuniões de conselho e lidera uma pequena equipe de assistentes. Devolve aos executivos cerca de dez horas por semana com regras disciplinadas de agenda, bons documentos de briefing e bom senso.

• Escrever uma lista de tarefas em vez do escopo

  Correção: Gestão de agenda e reservas de viagem são esperadas. Acrescente a escala: número de executivos atendidos, reuniões por semana, gasto anual com viagens, participantes e orçamento de eventos, para o leitor julgar o nível em que você atua.

• Subestimar julgamento e discrição

  Correção: Os melhores assistentes filtram, priorizam e protegem o tempo. Mostre isso com um bullet sobre a triagem de uma caixa de e-mail, a preparação de materiais do conselho ou o tratamento de assuntos confidenciais, sem citar nada sensível.

• Deixar de fora trabalhos de projetos e processos

  Correção: Muitos assistentes organizam encontros de liderança, integrações e seleção de fornecedores. Inclua um ou dois projetos com resultado, como uma troca de fornecedor que economizou ou um novo formato de briefing que encurtou reuniões.

• Usar listas vagas de programas

  Correção: Troque “Pacote Office” por detalhes, como agendas no Outlook, sistema de reembolso, Zoom Events, Smartsheet ou Notion. Acrescente habilidades avançadas, como mala direta, tabelas dinâmicas ou portais de conselho, se você as usa.

Compare tudo isso com a vaga para a qual você está se candidatando: o verificador de currículo grátis mostra quais palavras-chave estão faltando no seu currículo.

• Gerenciei a agenda e a caixa de e-mail de um CEO com cerca de 35 reuniões por semana e criei regras de agendamento que devolveram aproximadamente oito horas semanais de foco.
• Planejei dois encontros anuais de liderança com 45 participantes cada, ficando 12% abaixo de um orçamento de R$ 550 mil.
• Coordenei reuniões trimestrais de conselho, montando os materiais para nove conselheiros e entregando as pastas 72 horas antes de cada sessão.
• Reservei e acompanhei R$ 1,2 milhão em viagens executivas por ano, negociando uma tarifa corporativa de hotel que economizou cerca de 15%.
• Criei um documento semanal de briefing para o COO com prioridades e decisões em aberto, reduzindo as reuniões recorrentes de status de cinco para duas.
• Integrei três novos vice-presidentes com um checklist de contas, equipamentos e apresentações, reduzindo de dez para quatro dias o tempo até a primeira semana completa.
• Processei as prestações de contas de uma diretoria de dez pessoas, reduzindo o prazo de aprovação de duas semanas para três dias úteis.
• Cuidei de comunicações confidenciais de RH e jurídico, sem nenhum incidente de vazamento em seis anos.
• Troquei uma planilha compartilhada por um quadro no Smartsheet para as ações da diretoria, elevando a conclusão no prazo de cerca de 60% para 85%.
• Coordenei uma viagem internacional de 14 dias por quatro cidades para o CEO e dois diretores, sem conexões perdidas nem atrasos de visto.